معرفی دبیرخانه مدخل گزینی:
اولین گام در تدوین دانشنامه، انتخاب اصول و ضوابط مدخل‌گزینی است که نقش تعیین‌کنندهای در ساختار مقالات؛ اعم از شناسه، مفهوم‌شناسی، پیشینه و بدنه مقاله دارد، براین اساس می توان گفت که هدف از تشکیل این دبیرخانه فعال‌سازی معاونین و گروه‌های دانشنامه‌ها در امر گزینش مدخل به صورت استاندارد و پشتیبانی علمی و فنی آنهاست.این دبیرخانه در معاونت فنی ـ پژوهشی تشکیل و در ارتباط مستمر با معاونت‌ها و مدیران گروه‌های علمی دانشنامه‌ها این امر را به سامان می‌رساند.
آغاز کار این دبیرخانه از مدخل‌هایی است که در گروه‌های علمی به تصویب رسیده و در اختیار این واحد قرار می‌گیرد.
این دبیرخانه پس از بررسی‌های فنی در ضبط مدخل، با جلسه مشترکی با کارشناسان مدخل‌گزینی و مدیر گروه مربوطه، ضبط مدخل را نهایی می‌کند.
وظایف و اختیارات
- پیگیری تهیه فرم معرفی مدخل به صورت صحیح از سوی گروه‌های علمی؛
- کنترل و تصحیح ضبط عناوین مدخل‌ها؛
- تعیین مدخل‌های اصلی، فرعی، محذوف، مشروط و ثبت و ضبط آنها با همکاری گروه‌های علمی؛
- تعیین مدخل‌های ارجاعی؛
- تعیین مدخل‌هایی که در اولویت نگارش می‌باشند. (با همکاری مدیران گروه‌های علمی)؛
- تعیین هم‌پوشانی‌های مدخل‌های گروهها و تشکیل جلسات مشترک با مدیران گروهها؛
- پیگیری تصویب مدخل‌ها در شورای عالی؛
- نگارش و تصویب آئین‌نامه گردش‌کار مدخل‌ها.