جایگاه و اهمیت پرونده پردازی
برای تولید و تدوین کتاب مرجع، به ویژه دانشنامه، علی القاعده می باید از منابع جامع، دست اول، قوی و قویم بهره گرفت. گردآوری همه این منابع، مصادر و مستندات، برای نویسندگان صاحب‌نام و توانمند یک حوزه تخصصی، نیازمند صرف زمانی است که معمولاً نویسندگان سرشناس، فرصت چنین تتبعی را ندارند. از این‌رو برای رفع این مشکل و کمک به نویسندگان، واحد پروندهپردازی علمی در دانشنامه‌ها سامان‌دهی شده است تا پرونده‌پردازان جوان و با‌انگیزه، زیر نظر مدیران گروه‌های علمی دانشنامه‌ها، منابع اصلی و اولیه مدخل‌ها را به صورت جامع و تاریخمند، شناسایی، گردآوری و چینش کرده، در اختیار نویسنده قرار دهند. افزون بر این که پرونده علمی تضمینی برای جامعیت مقاله است که دربردارنده آرا و نظریات شاخته شده در آن دانش بوده و سبب صرفه‌جویی در وقت نگارنده می‌شود. از پرونده‌های علمی، در ارزیابی علمی، ویراستاری علمی، وارسی منابع و مصدریابی مقاله، همچنین ویراست‌های بعدی دانشنامه و نیز ویراست فرهنگی و ترجمه به سایر زبان‌ها بهره برده می‌شود. با پروندهپردازی مسیر رسیدن به هدف کوتاه‌تر، دقیق‌تر و سریع‌تر سپری خواهد شد و در ضمن این واحد، بستر مناسبی برای پرورش و تربیت نیروی دانشنامه‌نگار فراهم می‌آورد.
مأموریت واحد پروندهپردازی:
- تجمیع مستندات مورد نیاز برای نگارش مقاله دانشنامه‌ای بر اساس محورهای تعیین‌شده در فرم مدخل هر مقاله، از منابع استاندارد شناخته‌شده از سوی دانشنامه؛
- ارتباط و تعامل با مدیران گروه‌های علمی و واحد مدخل‌گزینی، به منظور تبیین محورها و تسهیل ارتباط پرونده‌پردازان با آنها؛
- شناسایی افراد مستعد برای پروندهپردازی و مدیریت بر فرایند تشکیل پرونده همراه با مشاوره و آموزش‌های لازم؛
- شناسایی توانمندی‌های مؤسسات همسو و ارتباط با آنها به منظور غنی تر شدن پرونده‌های علمی؛
- تعامل با واحد منابع علمی در راستای تأمین منابع علمی مورد نیاز پرونده‌پردازان.
سیر پروندهپردازی:
- واگذاری پرونده
تحویل فرم مدخل؛
تحویل پرونده موازی از مراکز همسو؛
- مشاوره اول با گروه علمیi
مشاوره مدیر گروه یا نماینده وی، از شورای علمی گروه، در موارد ذیل:
تعیین نوع پرونده؛
کلید واژه ها و کلمات مترادف؛
منابع اولیه‌ای که به ذهن مشاور می‌رسد؛
محورهای اصلی مقاله.
- جستجوی منابع
از کتاب‌ها، مقاله‌ها و پایان نامه‌ها در سایت‌ها و کتابخانه‌ها و مراکز پژوهشی قم.
- مشاوره دوم با گروه علمی
بررسی منابع در هر محور و اعلام کفایت منبع در محور یا جمعآوری بیشتر؛
منحرف نشدن از محتوای مورد نیاز مقاله؛
توانمندی منابع؛
- تشکیل پرونده و ارائه گزارش اولیه
- ارزیابی اول (فنی و شکلی)
بررسی لینک آدرس‌ها به متون اصلی، در پرونده‌های علمی؛
بررسی رعایت استاندارد خط (فونت و قلم)؛
بررسی شماره‌گذاری انجام‌شده؛
بررسی رعایت استانداردهای چینش متون در فایل word؛
بررسی چینش تاریخمندی منابع؛
بررسی تکمیل اطلاعات منابع ؛
بررسی روند پیشرفت سیر کار:
- انجام شدن مشاوره ها
- تکمیل نمون‌برگ کتاب‌هایی که مطالبی در آنها یافت نشده؛
- تکمیل نمون‌برگ سایت‌های مراجعه‌شده؛
- تکمیل نمون‌برگ گزارش، طبق شیوه‌نامه؛
بررسی منابع به دست‌آمده از جستجوها؛
بررسی پرونده‌های موازی، در به‌کارگیری منابع در پرونده موجود؛
بررسی محل دسترسی منابع ( مرکز معرفی‌شده در منابع اطلاعاتی قابل دسترسی هست)؛
- ارزیابی دوم (محتوایی و علمی)
حذف منابع غیر‌ضروری و ناکارآمد
معرفی منابع احتمالی
- بازبینی و ارزیابی مدیر گروه
- تأیید واحد پرونده پردازی و تحویل به گروه
- ارزش‌گذاری
- غنی‌سازی