جایگاه و اهمیت پرونده پردازی

برای تولید و تدوین کتاب مرجع، به ویژه دانشنامه، علی القاعده می باید از منابع جامع، دست اول، قوی و قویم بهره گرفت. گردآوری همه این منابع، مصادر و مستندات، برای نویسندگان صاحب‌نام و توانمند یک حوزه تخصصی، نیازمند صرف زمانی است که معمولاً نویسندگان سرشناس، فرصت چنین تتبعی را ندارند. از این‌رو برای رفع این مشکل و کمک به نویسندگان، واحد پرونده‌پردازی علمی در دانشنامه‌ها سامان‌دهی شده است تا پرونده‌پردازان جوان و با‌انگیزه، زیر نظر مدیران گروه‌های علمی دانشنامه‌ها، منابع اصلی و اولیة مدخل‌ها را به صورت جامع و تاریخمند، شناسایی، گردآوری و چینش کرده، در اختیار نویسنده قرار دهند. افزون بر این که پرونده علمی تضمینی برای جامعیت مقاله است که دربردارنده آرا و نظریات شاخته شده در آن دانش بوده و سبب صرفه‌جویی در وقت نگارنده می‌شود. از پرونده‌های علمی، در ارزیابی علمی، ویراستاری علمی، وارسی منابع و مصدریابی مقاله، همچنین ویراست‌های بعدی دانشنامه و نیز ویراست فرهنگی و ترجمه به سایر زبان‌ها بهره برده می‌شود. با پرونده‌پردازی مسیر رسیدن به هدف کوتاه‌تر، دقیق‌تر و سریع‌تر سپری خواهد شد و در ضمن این واحد، بستر مناسبی برای پرورش و تربیت نیروی دانشنامه‌نگار فراهم می‌آورد.

 

مأموریت واحد پرونده‌پردازی:

  • تجمیع مستندات مورد نیاز  برای نگارش مقاله دانشنامه‌ای بر اساس محورهای تعیین‌شده در فرم مدخل‌ هر مقاله، از منابع استاندارد شناخته‌شده از سوی دانشنامه؛
  • ارتباط و تعامل با مدیران گروه‌های علمی و واحد مدخل‌گزینی، به منظور تبیین محورها و تسهیل ارتباط پرونده‌پردازان با آنها؛
  • شناسایی افراد مستعد برای پرونده‌‌پردازی و مدیریت بر فرایند تشکیل پرونده همراه با مشاوره و آموزش‌های لازم؛
  • شناسایی توانمندی‌های مؤسسات همسو و ارتباط با آنها به منظور غنی ‌تر شدن پرونده‌های علمی؛
  • تعامل با واحد منابع علمی در راستای تأمین منابع علمی مورد نیاز پرونده‌پردازان.

سیر پرونده­‌پردازی:

  1. واگذاری پرونده

تحویل فرم مدخل؛

تحویل پرونده موازی از مراکز همسو؛

 

  1. مشاوره اول با گروه علمیi

مشاوره مدیر گروه یا نماینده وی، از شورای علمی گروه، در موارد ذیل:

تعیین نوع پرونده؛

کلید واژه ها و کلمات مترادف؛

منابع اولیه‌ای که به ذهن مشاور می‌رسد؛

محورهای اصلی مقاله.

 

  1. جستجوی منابع

از کتاب‌ها، مقاله‌ها و پایان نامه‌ها در سایت‌ها و کتابخانه‌ها و مراکز پژوهشی قم.

 

  1. مشاوره دوم با گروه علمی

بررسی منابع در هر محور و اعلام کفایت منبع در محور یا جمع­آوری بیشتر؛

منحرف نشدن از محتوای مورد نیاز مقاله؛

توانمندی منابع؛

  1. تشکیل پرونده و ارائه گزارش اولیه

  1. ارزیابی اول (فنی و شکلی)

بررسی لینک آدرس‌ها به متون اصلی، در پرونده‌های علمی؛

بررسی رعایت استاندارد خط (فونت و قلم)؛

بررسی شماره‌گذاری انجام‌شده؛

بررسی رعایت استانداردهای چینش متون در فایل word؛

بررسی چینش تاریخمندی منابع؛

بررسی تکمیل اطلاعات  منابع ؛

بررسی روند پیشرفت سیر کار:

  1. انجام شدن مشاوره ها
  2. تکمیل نمون‌برگ کتاب‌هایی که مطالبی در آنها یافت نشده؛
  3. تکمیل نمون‌برگ سایت‌های مراجعه‌شده؛
  4. تکمیل نمون‌برگ گزارش، طبق شیوه‌نامه؛

بررسی منابع به دست‌آمده از جستجوها؛

بررسی پرونده‌های موازی، در به‌کارگیری منابع در پرونده موجود؛

بررسی محل دسترسی منابع ( مرکز معرفی‌شده در منابع اطلاعاتی قابل دسترسی هست)؛

  1. ارزیابی دوم (محتوایی و علمی)

حذف منابع غیر‌ضروری و ناکارآمد

معرفی منابع احتمالی

  1. بازبینی و ارزیابی مدیر گروه

 

  1. تأیید واحد پرونده پردازی و تحویل به گروه

 

  1. ارزش‌گذاری
  1. غنی‌سازی